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Ces dernières années, des industries auparavant conservatrices, du juridique à la finance, ont pris conscience des avantages de la digitalisation de leurs opérations. Dans le cadre de ce processus, certains outils ont été adoptés à grande échelle pour faciliter la conduite des affaires à distance. L'industrie de l'assurance-vie ne fait pas exception à la règle et, lorsque la pandémie a frappé, elle a dû s'adapter rapidement afin de continuer à exercer ses activités à distance. Cette évolution a permis de rafraîchir les anciennes technologies et d'introduire de nouveaux logiciels pour combler les lacunes que le télétravail a créées dans les activités professionnelles. Dans ce blogue, nous vous présentons des outils pouvant aider les Conseillers dans tous les domaines, de la constitution d'équipes à la gestion de projets en passant par la planification et la collaboration.

Le travail en équipe, la consolidation de l’esprit d'équipe et la création de liens nécessitent un certain niveau de présence physique pour permettre des prises de décision, des échanges d'idées, des stratégies, une planification et une exécution efficaces. Le télétravail a révolutionné cet aspect du travail. Par conséquent, les sessions sont devenues numériques. Les principaux outils ayant facilité cette transition sont Skype, Slack, Zoom, Microsoft Teams, Webex, et Google Meet. Ces applications partagent toutes des fonctionnalités ayant facilité la connexion entre équipes :

• Elles offrent la possibilité de se réunir avec un grand nombre de personnes avec accès à l'audio et à la vidéo.
• Elles sont accessibles par ordinateur et par téléphone.
• Elles permettent de partager du contenu afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.
• Elles disposent des fonctions d'enregistrement permettant à l'équipe de se référer à la discussion ultérieurement.

Les outils de vidéoconférence facilitent également le partage de fichiers, les présentations et les illustrations au cours des réunions. Ils sont utilisés dans l'industrie de l'assurance-vie tout au long de la chaîne de valeur.

Il existe de nombreuses façons de gérer des projets, qu'il s'agisse de rédiger des listes sur papier ou de bloquer du temps pour des tâches sur un calendrier numérique. Cependant, lorsque des équipes (ou de multiples projets) sont impliquées, il devient plus facile de tout gérer en regroupant toutes les tâches, les échéances et les collaborateurs en un seul endroit. Parmi les applications qui peuvent aider à maintenir l'organisation, citons Trello, Basecamp, Notion, Asana et Microsoft Project. Ce sont tous d'excellents outils qui permettront aux Conseillers d'organiser les tâches, d'optimiser la productivité et de gérer visuellement les projets, surtout lorsque plusieurs parties travaillent ensemble. À des fins organisationnelles et administratives, quelques bons outils à considérer sont Microsoft Outlook, Teams, et OneNote. Ces outils sont parfaits pour bloquer des calendriers, créer des listes et des rappels, pour n'en citer que quelques aspects. En fonction des besoins, il existe plusieurs outils de gestion de projet, chacun ayant des caractéristiques uniques pour répondre aux exigences. Il peut être difficile d'être organisé, en particulier lorsque l’on travaille à distance et dans des environnements variés. Les outils de gestion de projet aident l'industrie de l'assurance-vie à gérer les tâches et les relations en assurant le suivi des plans de communication, en planifiant des événements virtuels, en participant à des projets de promotion de la marque, et bien plus encore !

Les outils de collaboration permettent aux équipes, peu importe l’endroit où elles se trouvent, de travailler ensemble sur des projets. Deux outils notables sont SharePoint et Google Drive. Ces deux outils ont quelques points communs : les documents peuvent être consultés, modifiés, commentés et partagés par les membres de l'équipe en temps réel, sans qu'il soit nécessaire de convoquer une réunion. Ils sont parfaits pour la gestion du contenu et l'organisation de tous les types de fichiers. En outre, les membres de l'équipe peuvent se voir attribuer différents degrés d'accès à chaque dossier ou fichier, en fonction du niveau de collaboration requis.

Garder la trace de toutes les parties concernées avec pour seuls outils un stylo et du papier, ou à travers l'application de calendrier par défaut sur un téléphone mobile peut être épuisant. Cependant, il est plus facile que jamais de planifier des rendez-vous, des réunions et des tâches, que ce soit au bureau ou à distance. Les outils tels que YouCanBook.Me et Calendly se connectent aux calendriers existants pour partager la disponibilité en temps réel. Ce sont d'excellents outils qui permettent aux Conseillers d'entrer en contact avec les clients plus facilement. Les clients peuvent facilement visualiser et sélectionner les moments disponibles pour se rencontrer, puis recevoir des notifications et des rappels pour respecter le calendrier.

Ces outils innovants permettent de rapprocher les équipes et d'optimiser la productivité à distance en facilitant la transition entre le travail au bureau et le télétravail ou un modèle hybride. Dans le domaine de l'assurance-vie, des progrès ont été réalisés, car la technologie continue de changer le paysage de l'industrie. Les innovations au sein de l'écosystème RGA/RGAX comprennent TAI Treaty, qui utilise l'intelligence artificielle pour digitaliser les traités papier ; AURA NEXT, la plateforme de souscription numérique la plus avancée pour les compagnies d’Assurance vie ; et, bien sûr, le logiciel APEXA, qui digitalise les contrôles de conformité et d'adéquation des Conseillers ainsi que la mise sous contrat dans l'industrie.