Un vent de changement souffle, alors sensibilisez votre équipe!

20 décembre 2018 14:36:29 EST / Dylan Friedmann

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Le changement est un défi au quotidien. Il est inévitable. Mais il est gérable. Une fois que vous savez comment le gérer, l’anxiété et l’appréhension qui se présentent habituellement lorsque vous déviez de votre routine commenceront à se dissiper. Certains changements sont mineurs, comme changer la marque d’un produit auquel vous êtes habitué ou emprunter un nouvel itinéraire pour vous rendre au travail. D’autres changements sont toutefois plus importants, comme accueillir un nouvel animal de compagnie dans la famille, emménager dans une nouvelle ville ou même adopter de nouveaux processus au travail qui ont une incidence sur votre façon de remplir vos fonctions chaque jour. Peu importe la portée ou les conséquences d’un changement dans votre travail ou votre vie personnelle, vous n’avez pas à le craindre si vous avez ce qu’il faut pour composer avec le changement.

Mais pourquoi faut-il changer? Tout se passe bien…

Le changement peut susciter une variété d’émotions, notamment l’anxiété, l’anticipation, la crainte, la gratitude, l’inquiétude, la joie, la confusion, etc. Quelle que soit l’émotion provoquée par un changement de nos activités quotidiennes au travail, nous sommes programmés pour retourner à nos idées reçues sur la réalité qui nous entoure, ce qui veut dire que notre cerveau est conçu pour renforcer ce que nous croyons déjà. Mettons les choses en perspective : pensez à une activité que votre équipe exécute couramment, voire tous les jours… Ce processus est récurrent pour une des raisons suivantes :

  • Il permet d’obtenir le résultat voulu.
  • Il semble efficace.
  • Il est agréable.
  • Il utilise les ressources existantes.
  • Il a été propagé comme étant « la bonne façon de faire ».
  • On a toujours fait les choses comme ça.

Les gens aiment éviter le changement, mais quand il vous saute aux yeux comme l’avènement d’Uber dans le monde du taxi, vous devez alors vous adapter. Changer, c’est lâcher prise; essentiellement, c’est de perdre quelque chose. Quand nous allons vraiment au fond des choses et examinons les processus éprouvés, nous constatons que le temps est peut-être venu de changer. Les employés confrontés au changement peuvent perdre leur assurance, parce qu’ils connaissaient bien un processus, l’avaient exécuté souvent et en étaient devenus des experts au fil du temps. Leurs tâches étaient valorisées et leur savoir-faire permettait à l’équipe d’exécuter ses propres tâches plus facilement et même d’exceller. Mais une fois résorbées les difficultés initiales associées à un changement important dans une organisation, bien souvent, vous constatez que ce changement visait à accroître l’efficacité ou la productivité, ou aider l’organisation à donner un meilleur rendement. Il suffit parfois de prendre le temps d’absorber le changement, tout en étant ouvert à tirer parti des avantages qu’il présente.

Comment puis-je donc aider mon équipe à se préparer au changement?

Tout au long de cette série de billets de blogue, je me concentrerai à chaque billet sur une des principales stratégies de gestion des changements. La première stratégie est la sensibilisation. La communication est essentielle pour transmettre aux employés l’information dont ils ont besoin pour accueillir le changement, y adhérer ou le soutenir. Les employés doivent comprendre le pourquoi, et cette compréhension contribuera à atténuer certaines émotions négatives associées au changement.

Quand vous êtes confronté au changement, vous devriez vous poser les questions suivantes, aussi bien dans votre perspective quand dans celle de vos employés :

  • Quelle est la nature du changement?
  • Quelles en seront les conséquences sur moi? sur mon équipe?
  • Pourquoi avons-nous besoin de ce changement?
  • Quels bénéfices en tirons-nous? Dans quelle mesure m’aide-t-il? Dans quelle mesure aide-t-il mon équipe?
  • Quels sont les risques si nous ne mettons pas en œuvre ce changement?

Savoir, c’est pouvoir. Une fois que vous avez tous les renseignements nécessaires sur le changement, vous pouvez concevoir un plan sur la meilleure façon d’aborder ce changement et de l’intégrer dans votre quotidien.

Si vous gérez un changement dans votre organisation, vous devez être prêt à répondre aux questions de votre équipe. Vous devez absolument connaître les raisons qui sous-tendent le changement et les répercussions qu’il aura sur l’équipe et chacun de ses membres. Vous devez avoir répondu aux questions suivantes avant de mettre en œuvre un changement :

  • Connaissance du public cible – qui sera touché par ce changement?
  • Pourquoi le changement est-il important pour votre organisation?
  • Quelles seront les incidences de ce changement sur votre équipe sur le plan du moral, des processus, de l’efficacité, de la productivité et de la structure?
  • Quels obstacles entrevoyez-vous lors de la mise en œuvre de ce changement?

Quand vous communiquez ces renseignements à votre équipe, établissez d’avance un plan. Demandez-vous : de qui doit venir l’information? Les messages importants devraient venir d’en haut. Par exemple, c’est le chef de la direction qui devrait annoncer que votre organisation délaisse les méthodes opérationnelles sur support papier pour adopter un modèle numérique efficace (APEXA!), car ce changement aura une incidence sur tous les employés de l’entreprise et sur la façon de remplir leurs fonctions quotidiennement. Le chef d’équipe doit ensuite soutenir ce message, parce qu’il est peut-être mieux placé pour évaluer les conséquences directes au sein de l’équipe. Les changements moins importants, comme changer les processus internes de réservation des salles de conférence, peuvent venir directement d’un chef d’équipe.

Les changements entraînent des questions, ce qui signifie que l’information et le soutien doivent être aisément accessibles; ils doivent être offerts par des personnes prêtes à répondre aux questions et avec qui les membres de votre équipe se sentent à l’aise de parler. Sachez que les cadres supérieurs peuvent se charger de clarifier les stratégies et engager le dialogue sur les forums publics, tandis que les supérieurs immédiats et les gestionnaires peuvent s’occuper des entretiens sur l’incidence des changements sur l’équipe et des entretiens en privé.

Nous parlerons ultérieurement des autres étapes pour assurer une gestion optimale des changements au sein de votre équipe, mais sachez que la sensibilisation est primordiale. La communication aux membres de votre équipe des renseignements pertinents sur un changement constitue la première étape pour préparer votre organisation à réussir la transition.

Une approche réfléchie, conjuguée à une communication claire et planifiée, peut contribuer grandement à faciliter l’adoption du changement.

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Sujets: Assurance vie, Conseils de pro - APEXA

Dylan Friedmann

Écrit par Dylan Friedmann

As VP Client and Partner Engagement, Dylan is responsible for the client experience; business development, relationship management, training, communications and marketing to all levels of APEXA clients. APEXA clients include Insurance carriers, MGA’s and the broker market. // En tant que vice-présidente expérience clients et partenaires, Dylan est responsable de l'expérience client, du développement des affaires, de la gestion des relations, la formation, la communication et du marketing pour tous les niveaux de clients d’APEXA. Les clients d’APEXA comprennent les assureurs, les agents généraux et le marché des courtiers.

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