En Vedette - Rencontrez Sarah Sheppard

28 juillet 2021 11:00:00 HAE / Sarah Sheppard  /  8 minute de lecture

Rencontrez Sarah Sheppard

Bonjour ! Je m'appelle Sarah Sheppard et je travaille chez APEXA en tant que Chargée de Projet Implémentation chez APEXA. 

Mon parcours avec APEXA

J'ai commencé dans l'industrie des services financiers et de l'assurance il y a douze ans. Les cinq premières années de cette période ont été passées au sein d'un AG, Groupe Financier Horizons. Dans cette organisation, j'ai appris les objectifs de l'industrie de l'assurance-vie de manière holistique, y compris la hiérarchie de l'industrie, avec un accent particulier sur le rôle des AG. Au cours de cette période, afin de mieux comprendre le rôle du Conseiller dans l'industrie, j'ai également obtenu le PQAP. L'obtention de ce permis m'a permis d'avoir une vision enrichie de l'industrie, à 360 degrés. Ceci, couplé avec ma transition vers le rôle de Responsable des Affaires d'assurance-vie, m'a permis d'avancer vers l'objectif de devenir un expert en la matière dans l'industrie de l'assurance-vie.

Par la suite, je suis allée chez Manuvie où j'ai été exposée au point de vue des Assureurs de l'industrie de l'assurance-vie en travaillant comme Gestionnaire de cas - Nouvelles Affaires. Cette expérience a considérablement amélioré ma connaissance de la logistique de l'industrie. De plus, Manuvie a lancé sa première application électronique d'assurance-vie alors que je faisais partie de leur équipe. Cette application faisait de la soumission de polices d’assurance un processus simple et électronique, et permettait de connecter un Conseiller, un Client et un Assureur sans effort. En raison de mon intérêt évident pour la technologie, j'ai eu l'occasion de me familiariser avec l'application, puis de former l'équipe interne et les Conseillers sur ses caractéristiques, comme les fonctionnalités de signature électronique. C'est ainsi que ma passion pour la technologie a rejoint mon expérience dans l'industrie de l'assurance-vie.

Après environ trois ans chez Manuvie, le poste de Responsable de la Relations Client chez IDC Worldsource Insurance Network m’a été offert. Ce poste comportait des responsabilités similaires, dont la majeure partie était consacrée à l'intégration et à la mise sous contrat des nouveaux Conseillers. Ces contrats comptaient souvent plus d'une dizaine de feuilles de papier. Ils étaient généralement envoyés et réexpédiés plusieurs fois, avec beaucoup de papiers supplémentaires utilisés pour les corrections avant de parvenir à une version finale. J'étais constamment submergée par la paperasse. Par conséquent, j'ai été ravie d'apprendre qu'IDC intégrait APEXA. J’étais impatiente d'apprendre tout ce qu'il y avait à savoir sur cette plateforme qui permettait de réduire le volume de déchets papier tout en simplifiant le processus de mise sous contrat de l'organisation. J'ai commencé à me familiariser avec le système et à apprendre la manière dont il interagissait avec mon rôle. Pendant cette période de formation, j'ai découvert certains avantages clés du logiciel, notamment le gain de temps, le suivi détaillé et l'automatisation de toutes les fonctions de contrôle que j'effectuais dans le monde papier. J'ai trouvé APEXA particulièrement facile à utiliser au quotidien, ce qui a motivé ma décision d'orienter ma carrière vers la technologie. La décision prise, j'ai fait des recherches sur les postes ouverts chez APEXA et j'ai passé un entretien pour le poste de Chargé de Projets - Implémentation. En mai 2019, j'avais acheté un billet aller simple, fait mes bagages et déménagé de Halifax à Toronto pour rejoindre APEXA, et commencer un nouveau chapitre de ma carrière.

Ce que je fais au sein d'APEXA

En tant que Chargée de Projet Implémentation chez APEXA, je travaille avec les clients AG et Assureurs tout au long de leur parcours d'implémentation. Nous analysons leur activité pour déterminer le type de plan de projet qui conviendra le mieux à leur modèle d'entreprise. L’échéancier de notre plan de projet varie de huit semaines à six mois. Je coordonne les ressources entre les équipes du client et celles d'APEXA pour m'assurer que toutes les exigences du projet sont remplies dans les délais, comme par exemple un examen des ententes pour déterminer les contrats qui doivent être construits de manière numérique pour être utilisés dans APEXA avec la fonctionnalité de signature électronique. Pour les AG, nous examinons leurs données en les comparant à celles des Assureurs avec lesquels ils travaillent. Cela implique de travailler avec le service d'arrière-guichet de chaque AG. Dans le cadre du plan de projet, nous avons prévu une période de formation que chaque organisation doit suivre avec le Directeur de la Formation chez APEXA. Notre formation est actuellement en ligne, ce qui a facilité la tâche pour la plupart de nos clients tout en améliorant nos efforts de coordination. La formation en ligne a simplifié l'accès à la formation des clients à travers les emplacements et les fuseaux horaires conflictuels au Canada. Après la formation, nous passons à une phase de suivi post-formation, dans un environnement de test où nos clients mettent en pratique les connaissances acquises lors de la session de formation. Pendant la période de test, j'identifie toute lacune pour laquelle le client pourrait avoir besoin de soutien. Comme j'ai utilisé APEXA dans le monde réel en travaillant chez un AG, je comprends la perspective du client et j'identifie les domaines à optimiser pour améliorer l'efficacité de leur entreprise. Le fait d'avoir travaillé à la fois chez AG et chez un Assureur, et de connaître leurs processus, m'a véritablement préparé au succès dans ce poste. 

Après l’implémentation d'APEXA chez un AG, le système crée des gains d’efficacité dans la plupart des aspects des affaires en automatisant la fonction de sélection. D'une part, la sélection d'un nouveau Conseiller peut être un peu laborieuse d’un point de vue administratif - les AG commandent souvent une vérification de crédit directement auprès d'un prestataire. Une vérification des antécédents criminels doit être séparément commandée, puis tous ces documents sont examinés sur papier. Désormais, toutes ces informations sont incluses dans le profil APEXA du Conseiller, ce qui permet aux AG de gagner de temps. D'un autre côté, les AG doivent comprendre le processus de chaque Assureur avec lequel ils travaillent. Cela peut représenter jusqu'à quinze Assureurs, voire plus, ce qui représente une tâche considérable pour les AG qui doivent comprendre les exigences des Assureurs lors de la mise en place d'un nouveau contrat, ainsi qu’identifier les versions les plus à jour des formulaires. APEXA résout ce problème en permettant aux AG d'accéder aux contrats Assureurs dans le système. Grâce à cet accès, les AG savent que tout document attaché au système est la version la plus récente. Les AG n'ont pas besoin de parcourir de nombreux PDF en ligne ou d'imprimer des copies. Tout est numérique et les AG peuvent être sûrs que lorsqu'un Conseiller renvoie un contrat, toutes les exigences ont été satisfaites et qu'ils peuvent le transmettre à l'Assureur. C'est la caractéristique la plus puissante d'APEXA pour un utilisateur AG. 

Mon objectif chez APEXA est que l’industrie réalise avec succès une transition d'un processus entièrement papier pour la mise sous contrat, la sélection et la surveillance des Conseillers vers un processus entièrement numérique sur APEXA, ainsi qu’une intégration réussie sur la plateforme. Après le lancement, mon travail consiste à faciliter la transition entre l'implémentation du client vers l'équipe de soutien à la clientèle d'APEXA. Il s'agit aussi de s'assurer que les clients disposent de tous les outils dont ils ont besoin pour réussir sur le système. 

Il sera passionnant pour moi d'observer les progrès de l'industrie lorsque chaque AG, Assureur et Conseiller canadien seront connectés à cet incroyable écosystème. Ce qui me motive le plus, c'est d'avoir un impact réel et de voir ce que ce changement peut apporter à nos clients. Mes expériences dans un assortiment de rôles en contact avec le client m'ont préparé à développer davantage notre expérience client afin que chacun puisse utiliser le système de façon optimale. La satisfaction des clients, qui se manifeste par leur facilité à utiliser le système, est gratifiante pour moi. L'impact du changement implique souvent la diversité des responsabilités professionnelles et le changement constant si un élément ne fonctionne pas. Ces facteurs m'incitent à explorer toutes les voies susceptibles d'améliorer l'intégration et l'utilisation du système par nos clients.

Mon astuce de productivité

"Qu'est-ce qui va le mieux avec une tasse de café ? Une autre tasse" est une citation qui décrit parfaitement mes sentiments à l'égard du café. En fait, je suis en train de boire une tasse de café pendant cette conversation. Je l'aime pour l'énergie infinie qu'il me procure dès la première gorgée. 

Le café en main, je passe à ma prochaine astuce : bloquer du temps dans mon calendrier. Le fait de placer chaque tâche dans mon calendrier donne de l'importance à celle-ci, ce qui me met dans un état d'esprit productif. Si je ne peux pas bloquer du temps pour une tâche à ce moment-là, je m'envoie également des courriels de rappel. Lorsque je reçois ces courriels, je ressens l'urgence de m'y mettre le plus rapidement possible. Enfin, je garde des listes de tâches à portée de main - ce sont des versions plus détaillées de chaque activité.

Mon talent de rêve

Dans les années 1990, j'étais une majorette de compétition au bâton, au point que ma mère engageait des chorégraphes pour m'enseigner mes routines, et je devais m'entraîner tous les jours dans notre sous-sol. Bien que cela fasse des années que je n'ai pas fait de spectacle, la mémoire musculaire est fascinante - je peux toujours produire quelques mouvements fantaisistes dans les bonnes circonstances. 

Mais si je pouvais acquérir une compétence en claquant des doigts, je serais une décoratrice d'intérieur à succès. J'adore la décoration intérieure et j'ai des goûts éclectiques en la matière. Comprendre les goûts du client, puis concrétiser sa vision pour sa maison, son bureau ou tout autre espace qu'il souhaite voir aménagé est une compétence que j'aimerais avoir dans une autre vie. Je puise mon inspiration dans la renaissance que vit actuellement Halifax. La ligne d'horizon de la ville est désormais juxtaposée de façon saisissante à l'architecture ancienne et nouvelle, ce qui stimule mon esprit créatif chaque fois que je fais des achats pour trouver des pièces qui complètent le style moderne de ma maison.

En dehors du travail, vous pouvez me trouver ici

Avant la pandémie, je voyageais souvent. Ma famille se trouve sur la côte est, alors j'essaie de rentrer chez moi à Halifax et à Terre-Neuve de temps à autre. Toronto possède une scène culinaire impressionnante et diversifiée, que j'ai appréciée même pendant la pandémie. Après avoir essayé un nouveau plat, j'essaie toujours de le recréer à la maison. 

J'ai la main verte ! Vous pouvez me trouver régulièrement en train de rechercher différentes plantes, d'apprendre la manière dont les propager afin de pouvoir offrir des boutures à mes amis et à ma famille. 

Pour me détendre après une longue journée, je regarde Gilmore Girls, The Office, Madmen et n'importe quelle série sur des vrais crimes. Cependant, l'endroit fictif que j'aimerais le plus visiter est La Chocolaterie de Willy Wonka. Enfants, nous avions ce film en VHS, et ma sœur et moi avons mémorisé toutes les chansons du film. 

J'aime rester active en courant, en faisant du vélo, en passant du temps avec mon chien, en faisant du bateau avec mon partenaire et en nageant dans notre chalet au nord. J'ai hâte d'explorer tout ce qu'offre l’Ontario dès que tout sera rouvert, y compris chanter de mauvaises interprétations de You Oughta Know d'Alanis Morrissette dans votre club de karaoké local.

Sujets: Au sein d'APEXA

Sarah Sheppard

Écrit par Sarah Sheppard

Chargée de Projets - Impleméntation

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