“L’impartition s’entend de la délégation à un fournisseur de services, sur une période donnée, de l’exécution et de la gestion d’une fonction, d’une activité ou d’un processus qui est ou pourrait être pris en charge à l’interne par l’assureur ou l’intermédiaire.” – ccir-ccrra.
Bien que l'impartition ait tendance à être initiée comme une solution à une lacune dans le flux de travail, elle ne doit pas nuire à la qualité ni au respect des délais de production de l'Assureur ou de l'Intermédiaire, tels que définis dans leurs contrats :
“Le CCRRA et les OCRA s’attendent à ce que l’impartition de fonctions relatives à la conduite des activités d’assurance ne compromette pas la qualité des services ni ne nuise à la capacité de l’assureur ou de l’intermédiaire à traiter les clients équitablement.” – ccir-ccrra.
Plusieurs raisons motivent la décision de toute organisation d’externaliser des responsabilités. Il peut notamment s’agir des raisons suivantes :
- Exécuter à un coût réduit
- Accéder à des compétences spécialisées qui font défaut ou qui sont présentement pleinement utilisées dans l'organisation
- Libérer du temps pour se concentrer sur la stratégie plutôt que sur les opérations.
Tout cela est excellent. Mais comment entamer le processus d'impartition ? Il faut beaucoup de réflexion et de planification pour débuter et mettre en place avec succès l'impartition de responsabilités à des parties externes. Voici une ligne directrice adaptable.
Définissez un objectif – Un bon point de départ est d'avoir un but ou un objectif clair. Déterminez ensuite la manière dont les tâches d'impartition peuvent aider à l'atteindre. De là, créez les conditions qui doivent être remplies avant que l'objectif puisse être atteint. La liste peut inclure les compétences requises, le nombre de personnes nécessaires, la manière dont elles seront recrutées (par des recruteurs indépendants ou par une agence), la durée de l'accord avec les parties externes, le coût, etc.
Faîtes des recherches – Demandez l'avis d'experts au sein de réseaux professionnels. Obtenez leur avis sur le projet nécessitant une aide extérieure et sur les compétences requises. Les conseils que vous recevrez à ce stade vous apporteront plus de clarté sur les critères précédemment définis.
Faîtes un choix – Vous vous trouvez face à une sélection de fournisseurs qui répondent à vos critères ? C'est génial ! Grâce aux données issues de vos recherches, il devrait être facile de choisir une option. Une négociation éthique doit prendre en compte les intérêts du client. Cela se fera à l'intersection d'un bon service pour le client et d'un coût favorable pour le fournisseur.
Procédez à la mise en place – Menez cette démarche avec une communication claire et ponctuelle sur les responsabilités, les attentes, les délais et le paiement. Assurez-vous que les fournisseurs soient éthiques et que leurs principes soient conformes aux valeurs de l'Entreprise concernant le traitement équitable des clients. N'oubliez pas que l'entière responsabilité de l'éthique des fournisseurs et de leur travail repose sur la partie qui les engage.
