Lorsque vous envisagez de moderniser votre entreprise, le passage au numérique peut être le premier élément vous venant à l'esprit. Bien que l'importance du numérique se renforce au niveau mondial, ce n'est pas le seul élément à prendre en compte pour garantir que les changements que vous apportez optimisent le flux de travail et améliorent l'efficacité. Dans notre quête de standardisation et de simplification de la conformité des Conseillers en assurance-vie au moyen de la technologie moderne, nous avons tiré de précieux enseignements que les Entreprises, les AG ou les Assureurs de l’industrie peuvent prendre en considération lorsqu'ils sont confrontés à la modernisation de leurs activités.
Améliorer le flux de communication
Défi
L'absence de messages clairs sur les directives dans leur globalité peut ralentir la communication et, par conséquent, les processus. Les bureaux en espace ouvert ont dépassé les cadres plus traditionnels dans tous les secteurs professionnels, mais avec la réalité actuelle du télétravail, les chances de travailler en silos ont augmenté, ce qui a pour conséquence de bloquer le développement des processus et la collaboration entre les équipes. Les projets internes et l'adoption de systèmes peuvent échouer ou avoir un faible taux de réussite en raison de l'absence de voie de communication directe ou même d'un processus de communication multidimensionnel, deux facteurs qui peuvent parfois paralyser la production.
Solution
Fournir des messages clairs sur les directives et les projets à toutes les parties concernées, inclure un plan de gestion du changement et définir les éléments prioritaires/obligatoires, les étapes clés et les dates d'échéance. S'assurer que tous les chefs d'équipe comprennent clairement ce qu'ils doivent accomplir et confirmer qu'ils l'ont communiqué à tous les membres de leurs équipes. Faîtes le point de manière fréquente avec toutes vos équipes.
Attribuer les responsabilités
Défi
Toutes les parties impliquées dans la création ou la distribution des produits partagent la responsabilité de donner toutes les informations sur les produits à leurs équipes et à leur public. Conformément aux lignes directrices sur Le traitement équitable des clients, cela implique de garantir que toutes les parties disposent d'informations à jour sur chaque produit : son objectif, sa fonction et le risque potentiel pour le client. Bien que cela représente la norme, une équipe/un employé de chaque organisation doit se charger de la mise à jour des documents contenant des informations sur les produits, et des guides de procédures. En outre, les organisations doivent prévoir la possibilité d'héberger ces données, qui sont requises par toutes les parties, dans un lieu centralisé et sécurisé et accorder une accessibilité à plusieurs niveaux pour que les employés puissent consulter, commenter ou modifier les documents. Dans I'industrie de I'assurance-vie, Ie partage de documents/informations obsolètes s'accompagne du risque inhérent de rejet de la documentation au niveau de I'Assureur, de rejets de transactions de fonds, de frais de coursiers élevés et d'une mauvaise expérience Conseiller-Client. Le risque de mauvaises recommandations de la part du client est tout aussi important.
Solution
Une façon de combler cette lacune dans le secteur est de créer des rôles ou de charger des équipes de gérer une base de données centralisée et sécurisée (hébergée sur un site web distinct ou dans le cadre d'un programme de partage de documents) qui comprend toutes les informations pertinentes, telles que les formulaires, les guides de procédres, les adresses professionnelles, les contacts clés et les informations sur les produits des Assureurs. Veillez à ce que cette base de données soit fréquemment mise à jour, vérifiée et partagée avec tous les membres de l'équipe.
Optimisez vos ressources
Défi
Les organisations du secteur de l'assurance-vie comprennent l'importance d’avoir des contrats et autres documents sans d'erreurs, notamment en raison du volume élevé de dossiers traités. Sans un flux de travail clairement structuré - avec des étapes de contrôle intégrées - vous risquez de voir des documents incomplets et/ou mal remplis distribués entre les parties contractantes. Cela peut être dû à un personnel non formé, à un personnel surchargé ou à un manque de guides précis de contrôle qualité. L'ensemble de ces facteurs peut aboutir à un mauvais service aux Conseillers et aux clients, ce qui peut entraîner une diminution des ressources et des recettes, le départ de personnel pour cause d'épuisement professionnel ou de manque de clarté, et la résiliation d’ententes entre partenaires d'affaires.
Solution
Un moyen infaillible d'atténuer les inefficacités et les pertes de temps est de promouvoir l'attention aux détails et de consacrer un certain effort au contrôle qualité. Effectuez des analyses fréquentes pour vous assurer que l’équipe dispose des ressources nécessaires pour gérer les volumes d'affaires actuels et confirmez que les flux de travail de l’équipe sont bien équilibrés. Si nécessaire, et si possible, promouvoir le personnel pour qu'il élargisse ses responsabilités, former à nouveau ceux qui ont du mal à exécuter leurs tâches et engager des recrues pour combler les lacunes dans le déroulement des processus.
La modernisation des opérations de votre entreprise implique une approche structurée, collaborative et digitalisée. Le système APEXA facilite ce développement - en intégrant tous vos partenaires en un seul endroit et en éliminant le souci des frais de coursiers élevés qui accompagnent les contrats sur papier et les contrôles de conformité - en numérisant l'ensemble du processus du début à la fin. Permettez-nous de vous aider à démarrer.
